Description du client:
Rejoignez une institution d’enseignement supérieur reconnue, active depuis de nombreuses années dans la formation et la recherche. Notre faculté, spécialisée dans le domaine des sciences médicales et de la santé, rassemble une équipe dynamique d’enseignants, de chercheurs et de collaborateurs administratifs.
Notre mission : offrir un environnement d’apprentissage de qualité, accompagner les étudiants tout au long de leur parcours et soutenir les activités académiques grâce à une organisation professionnelle et efficace.
Description du poste:

En tant que Secrétaire facultaire, vous apportez un support essentiel aux activités académiques, logistiques et administratives. Vos tâches principales incluent :

Accueil & communication

• Accueillir les étudiants, visiteurs et intervenants externes.
• Gérer les appels téléphoniques entrants.
• Gérer les e-mails et le courrier : impression, scan, transfert, suivi, relances et archivage.

Support aux étudiants

• Assurer l’affichage des informations via les valves papier et le Bureau Virtuel de l’Étudiant (BVE).
• Répondre aux demandes de relevés de notes.
• Suivre les dossiers étudiants dans le logiciel institutionnel.
• Participer aux modifications d’horaires de cours et de travaux pratiques.

Gestion administrative & logistique

• Mettre à jour les horaires de cours (semainiers).
• Gérer les locaux via le logiciel institutionnel (ADE), assurer la coordination avec les appariteurs et le suivi des demandes.
• Rédiger ou préparer des projets de courriers et de mails.
• Gérer les fournitures et le matériel.
• Assurer la gestion documentaire : scan, impression, classement, archivage.
• Réaliser, relire ou mettre en forme divers documents (courriers, tableaux, affiches…).

Soutien académique & événements

• Suivre les examens écrits : listes de présence, réception et traitement des copies, envoi à la lecture optique, etc.
• Créer des supports visuels destinés aux étudiants.
• Réaliser des analyses statistiques liées aux étudiants (inscriptions, taux de réussite…).
• Contribuer à l’organisation d’événements facultaires :
  • cérémonies de diplomation
  • journées portes ouvertes
  • cours ouverts
  • conférences et événements académiques divers

Formation

• Vous êtes titulaire d’un baccalauréat / graduat en secrétariat, assistant de direction ou équivalent.

Expérience

• Vous possédez une première expérience dans une fonction de secrétariat.

Compétences techniques

Vous maîtrisez :

• Les outils bureautiques Office 365, en particulier Word et Excel.
• Les outils de création graphique tels que Canva ou Genially.
• La langue française, tant orale qu’écrite, avec un excellent niveau rédactionnel.

Compétences comportementales

• Sens de l'organisation et rigueur.
• Discrétion et respect de la confidentialité.
• Capacité à travailler en équipe et en autonomie.
• Aisance relationnelle et sens du service.

• De congés extralégaux et d’une fermeture collective entre Noël et Nouvel An.
• D’une prime de fin d’année(1).
• De possibilités de télétravail, structurel et occasionnel(1).
• D’assurances avantageuses 
• D’avantages mobilité

Uitzendarbeid/Intérim : VG.361/BUOP | W-INT-RS-9 | Bxl:00374-406-20130208 & 00374-405-20130123